Tại một cuộc họp, người tham gia thường được mời phát biểu trong thời gian chủ đề được trình bày và sau cuộc thảo luận của nhóm nhưng trước khi phần biểu quyết diễn ra. Thông thường, chủ tọa cuộc họp sẽ cho phép mỗi người tối đa ba phút để phát biểu; quý vị sẽ được mời phát biểu theo thứ tự đăng ký. Đôi khi, nếu thời gian có hạn, người chủ trì có thể giới hạn thời gian thu nhận bình luận (xem phần “Khi thời gian có hạn”).
Phát biểu qua điện thoại hoặc video:
Để bình luận bằng lời nói về chủ đề quý vị quan tâm đến qua điện thoại hoặc video, quý vị phải:
- Hoàn thành khảo sát đăng ký tại https://www.surveymonkey.com/r/herc-public-comment muộn nhất là 12 giờ trưa hai ngày làm việc trước ngày họp đã lên lịch (ví dụ: trước 12 giờ trưa Thứ Ba nếu cuộc họp diễn ra vào Thứ Năm).
- Nếu quý vị muốn bình luận nhưng đã không đăng ký kịp thời, quý vị có thể tham dự cuộc họp trực tiếp và đăng ký để phát biểu miệng với nhân viên (xem phần "Phát biểu miệng - Trực tiếp" để biết thêm chi tiết).
- Hãy đăng nhập hoặc gọi vào cuộc họp trực tuyến ZoomGov ít nhất 30 phút trước thời gian được chỉ định cho chủ đề đó trong chương trình làm việc đã đăng.
- Nếu chủ đề của quý vị không được chỉ định thời gian phát biểu, hãy đăng nhập vào cuộc họp ZoomGov ít nhất một tiếng trước giờ tan họp.
- Sử dụng tên hoặc số điện thoại quý vị đã cung cấp khi đăng ký khi tham dự cuộc họp ZoomGov để nhân viên có thể nhận dạng quý vị.
- Tiếp tục tham gia cuộc họp và sẵn sàng để phát biểu cho đến khi thời gian tiếp nhận bình luận dành riêng cho chủ đề đó qua đi (có thể muộn hơn so với chương trình làm việc).
- Nhấn nút nói ngay khi chủ tọa cuộc họp yêu cầu (bấm *6 nếu quý vị dùng điện thoại)
- Sau khi phát biểu xong, vui lòng dành thời gian để tiếp nhận câu hỏi từ Ủy ban hoặc phản ứng từ các thành viên. Thời gian trả lời câu hỏi của thành viên sẽ không được tính vào thời gian phát biểu của quý vị.
Quý vị có thể tham dự cuộc họp bằng cách nhấp vào liên kết ZoomGov từ máy tính hoặc điện thoại thông minh, hoặc gọi vào số điện thoại nêu ở đây từ bất kỳ điện thoại có giai điệu cảm ứng nào (điện thoại touchtone). Vui lòng xem trang tài liệu và cuộc họp của chúng tôi để biết chủ đề nào sẽ được thảo luận tại mỗi cuộc họp.
Tất cả các trang trình bày (slides), bài thuyết trình hoặc tài liệu nào khác mà quý vị muốn trình bày cùng với phát biểu của mình phải được cung cấp cho nhân viên 24 giờ trước giờ vào họp bằng cách gửi email đến herc.info@oha.oregon.gov. Nhân viên HERC có quyền không xuất trình hoặc phân phối các tài liệu mà giám đốc HERC cho là không phù hợp hoặc không liên quan đến các vấn đề thuộc vai trò của HERC.
Phát biểu về một chủ đề không có trong chương trình làm việc:
Quý vị có thể phát biểu trong một khoảng thời gian giới hạn về các chủ đề không có trong chương trình làm việc. Phát biểu này thường sẽ diễn ra vào phần cuối cuộc họp. Đôi khi cuộc họp có thể kết thúc trước thời gian dự kiến, vì vậy chúng tôi khuyên quý vị nên có mặt 30 phút trước giờ tan họp. Dựa trên phát biểu của quý vị, Ủy ban có thể quyết định chọn chủ đề đó để xét lại tại một cuộc họp trong tương lai.
Khi thời gian phát biểu có giới hạn:
Đối với một số chủ đề, chủ tọa sẽ cần cân bằng nhu cầu trình bày của nhân viên và thời gian thảo luận của các thành viên với nhu cầu được lắng nghe phát biều từ công chúng. Ví dụ, nếu có nhiều người đăng ký phát biểu về một chủ đề nào đó, chủ tọa có thể giảm thời gian phát biểu xuống còn một người một phút và/hoặc giới hạn tổng thời lượng phát biệu là năm phút cho mỗi chủ đề trong chương trình nghị sự (hoặc tổng cộng năm phút cho tất cả các chủ đề không có trong chương trình đã đăng). Nếu số người muốn phát biểu về một chủ đề nhất định nhiều hơn thời gian sẵn có cho phần tiếp nhận bình luận, họ sẽ được mời phát biểu theo thứ tự mà họ đã đăng ký cho đến hết khoảng thời gian đó.
Trong một số trường hợp hiếm hoi, Ủy ban hoặc một tiểu ban có thể cho biết rằng một cuộc họp cụ thể nào đó sẽ không có mục thu ý kiến công khai. Ví dụ, trường hợp này có thể xảy ra khi HERC đã thu rất nhiều bình luận từ công chúng tại một cuộc họp khác dành riêng cho chủ đề đó, hoặc khi có những nội dung cấp bách trong chương trình nghị sự cần phải được giải quyết ngay.